Como aumentar a eficiência de seus processos?
O poder dos Indicadores de Controle de processo, e a busca pela melhoria contínua.
Muitas das perguntas que recebemos de empresários e gestores, por conta da coluna, dizem respeito há como tornar a sua empresa mais eficiente. Muitos dizem que têm um sistema ERP atualizado, já conhecem seus custos, têm indicadores de seus resultados, dentre outros controles gerenciais. Eles dizem que apesar de tudo controlado, não conseguem traduzir isso em aumento real da capacidade produtiva da empresa, em redução dos custos efetiva, em melhorias da eficiência do negócio.
E de fato, apenas gerar e controlar os indicadores não irá garantir a melhoria dos resultados da empresa. Uma gestão profissional se faz com base nestes indicadores, associados a ferramentas de análise e priorização que irão auxiliar o processo de tomada de decisão. É preciso priorizar, pois, como já vimos anteriormente em nossa coluna, os recursos são limitados. Sendo assim, esta ferramenta de análise e priorização deverá identificar aonde e como direcionar estes recursos limitados para gerar as melhorias que irão atingir o maior impacto.
Independente da ferramenta selecionada, a forma como devemos trabalhar para realizar melhorias numa empresa pode ser segmentada segundo as seguintes etapas:
- Gerar os indicadores relevantes: esta etapa é crítica pois, de que adianta ter indicadores se os mesmos não são: facilmente obtidos, facilmente atualizáveis e relevantes para o negócio? São muitos os indicadores possíveis dentro de uma empresa, é preciso saber quais são realmente relevantes. Alguns exemplos: custo hora do setor, taxa de refugo e retrabalho, tempos padrão de produção;
- Definir as metas: controlar indicadores sem definir metas acaba sendo um esforço inútil. É preciso saber onde se quer chegar, para depois traçar o caminho para lá chegar;
- Priorizar produtos e/ou setores: como dissemos antes, os recursos são limitados e não se pode abraçar todos os problemas de uma só vez. Priorizar um produto ou um setor é essencial para se ter resultados em um processo de melhoria. Exemplos de direcionadores de priorização podem ser: produtos que mais vendem, que mais faturam, setores com maiores custos, dentre outros;
- Mapear o processo: antes de fazer melhorias em um produto ou um setor é preciso entender como se realiza o processo do mesmo. Esta etapa serve para indicar a sequência de atividades desenvolvidas dentro de um processo. É preciso entender os objetivos do processo, suas entradas e saídas, seus clientes e necessidades, os recursos necessários; além dos controles do processo.
- Identificar ações de melhorias: depois que entendemos como fazer, podemos passar para a etapa de como melhorar. Nessa hora, informações de quem realiza o processo são relevantes. Muitas vezes, ao se perguntar ao operador “como você acha que poderia fazer de uma forma melhor o que você faz?” irá gerar respostas simples que resultam em grandes melhorias. Outra forma de levantar soluções é através de dinâmicas de grupo tais como um brainstorming, que têm por objetivo gerar um grande número de ideias em pouco tempo.
- Priorizar estas ações: depois de identificar o que melhorar, é preciso definir prioridades, se necessário, para reduzir os custos de implantação sem deixar de otimizar os resultados. Um simples plano de ação que estabeleça prazos e responsáveis é sempre uma boa ideia.
- Implantar as ações: após estas etapas, retorna-se ao processo e implanta as ações de melhoria.
- Controlar os resultados: A melhoria não termina na ação de implantar, é preciso controlar os resultados gerados, de modo a identificar possíveis desvios ou problemas não previstos anteriormente;
- Rever as ações: Finalmente, de posse dos resultados controlados é possível definir se algum ajuste se faz necessário, para atingir as metas definidas anteriormente.
Estas etapas não devem ser consideradas como uma atividade pontual dentro da empresa. Este tipo de procedimento deve ser feito de maneira constante dentro das empresas, com o intuito de sempre estar buscando oportunidades de melhorias. É o que chamam de melhoria contínua, e que pode ser implantado na mais simples das empresas, gerando um ciclo virtuoso de melhoria e busca pela máxima eficiência.
Engenheiro Mecânico formado pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Atuou com Gestão de Processos no setor aeronáutico e, atualmente, trabalha focado em Processos de Melhoria de Gestão na empresa Valor & Foco.
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