Os grandes vilões dos custos: a burocratização dos processos
Nesta última coluna da série sobre os desperdícios encontrados nas pequenas e médias empresas iremos entender o impacto do excesso de controles sobre os processos da empresa.
Finalizando a nossa série de colunas sobre os vilões dos custos nas empresas brasileiras, vamos abordar um assunto que, a princípio pode parecer contraditório com as recomendações que escrevo aqui, sobre criar controles e indicadores de gestão, para aumentar a eficiência do seu negócio.
Sim, é preciso estabelecer controles que irão permitir gerenciar o processo produtivo do negócio. Como vocês sabem, é o que temos abordado constantemente nas últimas colunas. Porém, por mais importante que sejam, estes controles não devem dificultar o processo.
E este é o ponto principal desta coluna: como controlar sem dificultar. Isto se fará de forma diferente em cada empresa, porém algumas dicas básicas podem ajudar vocês à direcionar as suas ações:
- Os controles devem ser claros e aparentes. Quando todos sabem o que está acontecendo, os problemas são vistos antes, e consegue-se resolvê-los antes que o processo pare. Ferramentas como o Kanban, por exemplo, são ótimas para mostrar para todos o status dos processos em cada área da empresa, e podem ser facilmente implementadas.
- Controlar não é requerer autorizações. Vamos ilustrar este tópico com um exemplo: Ok! Seu processo de compras precisa ser revisto, e para se evitar desperdícios ou compras muito caras, a solução encontrada foi que toda compra precisa ser aprovada por 3 pessoas diferentes. Esta solução não resolve o problema, as requisições vão continuar a vir, e vão passar a atrasar por conta das aprovações. A solução ideal seria capacitar melhor a pessoa responsável pelas compras, e definir critérios objetivos, que permitam que essa pessoa tenha plena autonomia para realizar a tarefa. Exemplos de critérios são: dia da semana previsto para fechar compra com determinado fornecedor, determinada Matéria Prima atingiu o estoque mínimo, previsão de vendas superior à média mensal, dentre outros.
Como se vê, controlar o processo não deve ser sinônimo de engessar o processo. Todos os envolvidos devem ter claramente definidos, os limites da sua autonomia para tomar as decisões que garantam que os objetivos da empresa vão ser atingidos.
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Óbvio que sempre existirão as situações que fogem à esses limites pré estabelecidos, e nestes casos, deve-se ter bem claro quem serão os responsáveis pela tomada de decisão, e pelas aprovações de ações. Só que essas situações devem ser exceções, não a norma.
Somente assim, garantindo a autonomia dos responsáveis nas atividades cotidianas é que uma empresa conseguirá atingir a sua máxima eficiência.
Espero que tenham apreciado essa série sobre os vilões dos custos nas empresas. Caso tenham alguma dúvida, sintam-se à vontade para manda-la pelo nosso email [email protected]. Sugestões para assuntos à serem abordados nas nossas próximas colunas também serão bem vindas.
Até a próxima.
Engenheiro Mecânico formado pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Atuou com Gestão de Processos no setor aeronáutico e, atualmente, trabalha focado em Processos de Melhoria de Gestão na empresa Valor & Foco.
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