Todos os dias, nos deparamos com situações delicadas na gestão de uma organização. A que mais chama a atenção é a falta de uma política pré-definida pela gestão, que acaba em algum ponto sendo a razão para a queda do bastão! O bastão é uma alusão ao objeto usado nas corridas com bastão, onde o corredor anterior tem de entregar o bastão ao atleta que o precede. Caso o bastão não seja entregue na sua forma ideal, o bastão pode cair ou no caso da demora, pode ser o fator crítico para a equipe perder a corrida.
Assim acontece todos os dias nas organizações. Em muitas o bastão cai, em muitas, é entregue com demora ou imperfeições e em poucas, é entregue no tempo certo e na forma ideal. Assim como toda empresa tem um gestor, toda equipe tem um técnico, e muitas vezes vimos o técnico cair pelo insucesso da equipe. Isso ocorre por uma questão de lógica, pois a forma de entrega do bastão deve ser idealizada e definida pelo gestor. Imaginemos uma situação corriqueira de qualquer organização, onde um telefone é atendido por uma pessoa que não está preparada para passar o recado da ligação (bastão) na forma e no tempo certo. Um cliente entra em contato e passa o recado para ser entregue a um vendedor que não pode atender no momento e pede retorno.
O bastão é o recado e o corredor é quem recebeu o recado e o atleta que o precede é o vendedor. Se o recado não é passado (o bastão cai) e a venda é perdida. Se o recado é passado distorcido (o bastão é passado atravessado), pode o vendedor demorar a entendê-lo, e no caso de o recado demorar a ser passado, o vendedor pode demorar a dar o retorno e em todos os casos, certamente, tem outra equipe correndo e andando na frente, tanto na velocidade, quanto na qualidade na troca de mãos do bastão.
E o principal de tudo, o bastão só pode ser solto pelo corredor da frente quando este tem certeza que o atleta que o segue o pegou adequadamente, ou seja, fazendo a analogia nas organizações, não dá para passar a informação adiante e com ela a sua respectiva responsabilidade, sem ter certeza que o bastão foi adequadamente apanhado.
Assim, um recado só pode ser passado adiante, depois de contar todas as informações necessárias como origem, telefone, assunto, destinatário e o objetivo desta informação, e tudo isso somente pode ser considerado entregue quando o interlocutor confirma o recebimento e isso só ocorre quando há a uma resposta como “ok, entendido!” (palavras do administrador Thiago Antonio Duarte).
Aprendi a teoria do bastão com o doutor Oscar Rubem Klegues Montedo em sua fala de que somente podemos considerar a informação passada adiante (bastão), após a confirmação de quem o recebeu.
Atualmente, escutamos as pessoas dizerem: “passei no e-mail”, ou “te mandei uma mensagem”, ou, “deixei recado no teu Facebook”, ou ainda, passa uma informação enquanto a pessoa está conversando com outra, ou ao telefone, e assim, os “bastões” vão caindo pelo caminho e a informação ou custa a chegar, ou chega da forma errada, ou ainda, chega distorcida do que foi originalmente dito.
E essa correção é do gestor, pois ele sim, deve desenvolver medidas e meios de desenvolvimento para que o bastão seja corretamente e agilmente repassado! Para isso, precisa desenvolver um nível de conscientização tal que a ideia seja comprada e incorporada pela equipe, que merece também, qualificação, treinamento, e ter à sua disposição, ferramentas adequadas e procedimentos internos bem definidos, assim como avaliação de desempenho onde suas ações possam ser computadas e reconhecidas, sempre com a utilização de um processo sistemático e cíclico de planejamento, controle e ações corretivas.
E nas palavras do Jornalista José Adelor Lessa, “Pense nisso!” Pense sobre o que está havendo de equivocado em sua organização, e aproveite essa oportunidade de crescimento, onde você pode tornar sua maior dificuldade no seu maior diferencial.
*Giovani Duarte Oliveira é advogado, empresário, escritor, fundador do escritório Giovani Duarte Oliveira Advogados Associados, especialista em Processo Civil e em Gestão Estratégica de Empresas.
