As empresas estão preparadas para negociarem com compradores virtuais?

O mercado internacional e também o brasileiro estão passando por uma grande transformação digital em todos os setores da economia. Para acompanhar este cenário, é de extrema importância que as empresas adotem as tecnologias disponíveis, como analytics data science e inteligência virtual para automatização de processos. Essas inovações afetam empresas de todos os portes mas, principalmente, as grandes empresas que precisam pensar muito em sua área de compras e na automação de seus processos.  Sim, isso não é somente uma possibilidade, é uma realidade. Mais agilidade, falhas menos recorrentes, redução de gastos e, consequentemente, melhores resultados, governança e compliance são algumas das vantagens de automatizar processos de compra com o uso de inteligência virtual.

Uma plataforma de SRM (Supplier Relationship Management) pode, por exemplo, ser configurada com parâmetros de inteligência programada para decidir quando, por qual valor e de quem comprar sem acionar requisitantes, aprovadores e compradores. Nesse novo cenário, qual será o papel e o perfil do analista de compras na operação de plataformas com comprador virtual que poderá tomar decisões de processo autônomas com parametrizações para apuração de preços líquidos de impostos e a equalização financeira de condições comerciais para automação de mapas comparativos com elevado grau de assertividade nas decisões de compra? Qual impacto pode trazer a virtualização e a configuração de inteligência programada para os modelos tradicionais da área de suprimentos e para serviços de BPO associados à terceirização de atividades do ciclo de suprimentos?

Essas e outras perguntas são muito frequentes no segmento de compras, tanto público quanto privado. Muitas empresas ainda não se deram conta da importância e não se movimentarem para adotar portais de compras eletrônicas, com ganhos relevantes nas negociações, governança, rastreabilidade e produtividade em processos de procurement e sourcing. Porém, o mundo dos negócios e dos processos interconectados está ativo e  avançando na busca por empresas mais competitivas, com processos automatizados e sem a necessidade de intermediação de pessoas em determinadas atividades esturradas e padronizáveis, para obterem maior velocidade e controle de seus negócios por meio de monitoramento inteligente e de virtualização de processos a serem atendidos de forma preditiva, preventiva ou reativa a eventos previamente configurados.

A transformação virtual de processos conectados a outras tecnologias da indústria 4.0 pode ser vista, por exemplo, na possibilidade de integrar um software de manutenção de uma máquina específica de uma indústria à uma plataforma de SRM utilizada pela empresa. Dessa forma, o software pode ser programado para detectar quando determinado componente da máquina estiver a ponto de se desgastar ou falhar e, a partir disso, notificar instantaneamente a plataforma de SRM de que precisa ser feita reposição desta peça.

A plataforma de SRM pode, então, de forma automatizada e sem intervenção humana, consultar o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) da indústria e verificar se há disponibilidade da peça danificada em seu estoque ou se é necessário realizar uma compra. A partir da percepção de que é necessário comprar, o sistema pode considerar os prazos parametrizados de entrega e abrir, automaticamente, um processo de sourcing, solicitando cotação para o número de fornecedores estabelecidos ou disponíveis, previamente homologados para reposição da peça específica para aquele equipamento.

Com as respostas recebidas no prazo agendado para encerramento dessa etapa, chamada de RFP (Request for Proposal), o sistema analisa autonomamente os preços recebidos; depois apura valores líquidos de impostos em mapas comparativos com cálculos tributários assertivos e equalização financeira de condições comerciais distintas; compara-os com dados históricos, que poderão ser atualizados com preços-alvo estabelecidos pelo orçamento da companhia; e calcula alguns indicadores relevantes para o processo de compra, como savings sobre preço de referência, cruzado (um fornecedor contra seus concorrentes), vertical (primeiro e último preço de um mesmo fornecedor, após algumas rodadas de negociação), ou mesmo apuração de cost avoid (custo evitado).

Após fazer todas as análises por meio de inteligência virtual, o sistema pode optar ainda por fazer mais algumas rodadas de negociação, abrir o processo de compra para novos fornecedores ou, finalmente, entender que alcançou um preço adequado e as condições ideias para realização da compra. Como fica perceptível, todo esse processo pode ser integralmente automatizado, sem a necessidade de intervenção humana para realizar a compra. Isso pode ser aplicado para um grande número de itens, famílias de produtos e serviços de compras que tenham limite de valor controlado e que não tenham indicação de tratamento via strategic sourcing.